Ce module permet d'envoyer et de recevoir des mails directement depuis Dia Client.
Il est accessible par le menu Centre de communication - Lancer.
Les dossiers personnels et marquage
Si la Messagerie Expert est active, il est possible de créer des dossiers personnels et de les classifier au choix. Pour ce faire, effectuer un clic-droit depuis le dossier Dossiers personnels de l'arbre de la boite mail. Il sera proposé de choisir le nom du dossier, celui-ci apparaitra en sous-dossier de Dossiers personnels.
Il est également possible, pour une reconnaissance plus rapide des mails, d'associer des drapeaux colorés à ces derniers.
Pour cela, il faut, depuis le mail voulu, réaliser un clic-droit, sélectionner l'option Drapeaux, puis le drapeau désiré.
Il ne reste plus qu'à organiser et à associer les couleurs aux types de mails.
Il est également possible, de la même manière, marquer la priorité d'un mail.
La classification
Dans d'autres dossiers
Pour changer un mail de dossier, il faut réaliser un glisser/déplacer du mail en question, de son dossier d'origine jusqu'au dossier destinataire. Cela fonctionne de la même manière pour les dossiers personnels.
Dans la GED
Classer dans la GED permet de classer les mails dans le dossier correspondant au destinataire. Ainsi, il sera possible de classer un mail dans la société, le collaborateur, le correspondant, le sous-dossier... correspondant à la hiérarchisation de la GED.
Pour ce faire, plusieurs solutions sont disponibles, dans tous les cas, il faut sélectionner le mail visé avant :
- En passant par le bouton Classer
- En faisant un clic droit sur le mail, puis Classer
- En cliquant sur le bouton Classer en haut de la liste de mails
- En utilisant l'onglet GedExpert
Association d'une adresse
Pour associer une nouvelle adresse mail à un dossier, et éventuellement à un correspondant, il faut cliquer sur le lien Associer.
Par ailleurs, si le logiciel ne reconnait pas une adresse, il proposera automatiquement de l'associer. Il suffit d'accepter et de se laisser guider.
Sélectionner le dossier par le bouton, et le correspondant (si ça en est un) par le bouton.
Puis cliquer sur Associer.
Classification
Le mail à classer a déjà été associé à un dossier, il ne reste qu'à choisir dans quel sous-dossier implanter le mail.
Pour ce faire, deux solutions sont disponibles :
Après avoir cliqué sur Classer, une fenêtre invitera à lier un dossier si ce n'est pas déjà le cas.
La fenêtre de classement se présente ainsi :
Il ne reste plus qu'à sélectionner le sous-dossier désiré et à cliquer sur Enregistrer.
Il n'y a plus qu'à réaliser un glisser/déplacer du mail dans le sous-dossier de destination.
L'archivage
Pour réaliser un archivage automatique, plusieurs solutions sont disponibles :.
L'archivage par Outlook : il suffit de cliquer sur le bouton prévu à cet effet depuis l'onglet Outlook.
Dans ce cas, il n'y a rien à faire, Outlook s'occupe de tout.
L'archivage dans la GED : il est possible d'y accéder par le mail (clic-droit), ou par la fenêtre. Dans ce cas, le logiciel place le mail dans le dossier correspondant. Si l'adresse n'est pas reconnue, il sera demandé de l'associer à un dossier de la GED (pour plus d'explications sur l'association d'une adresse, veuillez cliquer sur ce lien).
Recherche de mails
Cette fonctionnalité permet de rechercher un mail dans la messagerie ou dans la GED à partir d'un certain nombre de critères.
Pour accéder à la recherche, cliquer sur le bouton prévu à cet effet :
Ensuite la fenêtre de recherche sera accessible, dans laquelle il faudra renseigner suffisamment d'informations afin de retrouver le mail recherché.
Les informations relatives au mail directement sont situées dans le premier onglet, tels que les destinataires, expéditeurs, sujet...
Puis, sur le deuxième onglet il est possible de renseigner d'autres informations plus détaillées sur le mail, ou sur les critères de recherche. Ainsi, une recherche de mails selon la société (dossier), dans un dossier de stockage particulier, ou dans les mails non lus... est possible.
Par la suite, il suffit de lancer la recherche et la liste des mails correspondant aux critères apparaitra dans la table située dans la partie basse de la fenêtre.
Pour obtenir des informations sur l'un des mails de la liste, il est possible de double-cliquer sur le mail et ainsi la fenêtre de détails du mail s'ouvre.