Saisie des temps – Centre d'aide ACD

Rapide, bénéficiant de l'ergonomie "clavier" - touches de fonction Entrée ou TAB pour passer au champ suivant, et d'une grande richesse fonctionnelle, la grille de saisie permet :

de traiter un collaborateur, ou plusieurs (selon les droits hiérarchiques de l'utilisateur),
de traiter globalement temps, débours, frais et sous-traitance, ou de les distinguer sur des onglets séparés avec un colonage propre à chacun d'eux,
de sélectionner les colonnes à activer, et leur ordre, avec la possibilité de mémoriser plusieurs grilles types, activées à la demande,
de filtrer sur une semaine de la période traitée, par un simple clic dans l'agenda,
d'exécuter des modifications ponctuelles ou groupées sur une sélection de lignes, sans avoir à les ressaisir, tant qu'elles n'ont pas été "traitées" et que la période est ouverte,
de valider les temps d'un collaborateur pour une période donnée,
de cumuler automatiquement les temps de réalisation sur la charge liée, de pointer l'éventuelle obligation associée ou d'acquitter l'alarme correspondante (dépend de l'option Module Charges et Obligations.

Ce module est accessible aussi bien par :

Le menu Gestion interne - Temps.
Le volet GI - Synthèses dossiers - module Factures.
Les touches de raccourci Ctrl + F8.

À l'ouverture, la fenêtre ci-dessous apparait :

	Quitter la saisie
	Créer une nouvelle ligne
	Supprimer une ligne de temps
	Imprimer la liste des temps affichés
	Modification(s) groupée(s) : permet de modifier plusieurs lignes à la fois. Possibilité de sélectionner plusieurs lignes par Ctrl + A ou Ctrl + sélection des lignes. Possibilité de dupliquer des lignes.
	Affecter la ligne à une charge
	Mois précédent de la saisie
	Mois suivant de saisie

Affichage des temps

La case Collaborateur permet de gérer l'affichage du détail des temps.

Par défaut, le positionnement est basé sur les temps du collaborateur. Décocher la case Collaborateur, permet d'accéder aux temps de tous les collaborateurs sur lesquels le collaborateur en cours a des droits. En effet, une nouvelle colonne Collaborateur s'est rajoutée à gauche. Cela peut être utile à la personne qui saisit, vérifie ou modifie les temps de tous les collaborateurs du bureau. Il s'agit du mode Multicollaborateurs.
Il est possible de changer de collaborateur tout en restant en mode Mono-collaborateur, en modifiant simplement le code du collaborateur dans la zone en haut à gauche.

Permet la validation des lignes de temps.

Affichage des temps passés avec les totaux par journée, semaine et mois :

En sélectionnant, un jour ou une semaine dans le calendrier en haut à droite, on ne voit que les temps de ce jour-là. La touche "+" (ou le clic sur l'icône ) permet d'avoir à nouveau les temps du mois en totalité.

Fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton permet de réinitialiser l'ordre des colonnes à la prochaine ouverture de la fenêtre.

Touches de fonction

F4 permet d'afficher une liste exemple dans la colonne Tâche, en faisant F4, on obtient la liste des tâches existantes avec possibilité de sélectionner la tâche voulue.

Pour la liste des Tâches : l'onglet par Mission est affiché par défaut ; seules les tâches reliées à la mission en cours de saisie sont visibles. En se positionnant sur l'onglet Complète, toutes les tâches existantes sont affichées. Il est possible de les intégrer dans la lettre de mission existante en les sélectionnant.
Attention ! Cela aura des incidences sur les honoraires.

F5 permet de reproduire la valeur saisie sur la ligne précédente de la même colonne.
F11 permet de reprendre le libellé initial de la prestation (disponible uniquement sur la cellule Libellé.

Un clic sur le titre d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant.

Ex : clic sur la colonne Jour : tri par ordre chronologique.
Ex : clic sur la colonne Dossier : tri par ordre croissant des codes dossiers, permet de voir tous les temps passés dans un mois sur un dossier.

Un clic droit de la souris dans le corps donne accès à certaines fonctions, soit :

Classification d'une ligne de temps

Permet de définir les onglets et les colonnes à saisir.

Suivant la grille de saisie définie, certains onglets peuvent ou non apparaitre.

Onglet Global : permet de saisir tous types de temps : affectables, non affectables, débours, sous-traitance.
Onglet Temps affectables : pour les temps d'un collaborateur ou les quantités affectables à un dossier.
Onglet Temps non affectables : pour les temps non affectés à un dossier : tâches codifiées 1xx.
Onglet Frais collaborateurs : prestation de type débours affectée à un collaborateur et à un dossier (ex : Indemnités kilométriques tâche 202…).
Onglet Débours affectables : prestation de type débours affectée à un dossier mais non affectable à un collaborateur (ex : achat de livres, timbres fiscaux…).
Onglet Sous-traitance : prestation de type débours affectée à un dossier et à un sous-traitant mais pas à un collaborateur (ex : note d'honoraires avocat…). La saisie d'un sous-traitant sous-entend la gestion de dossiers de type Fournisseur.

Selon l'onglet sélectionné, certaines colonnes peuvent ou non apparaitre.

Le tableau ci-dessous permet de consulter les critères d'affichage des colonnes.

En saisie des temps, il existe plusieurs onglets. Selon l'onglet sélectionné, les colonnes à saisir sont différentes. En se positionnant sur un onglet précis (hormis l'onglet Global), seuls les éléments liés à cet onglet (temps, débours, sous-traitance) sont affichés.

Les tâches définies en Débours ou en Sous-traitance ne sont saisissables que sous leurs onglets respectifs. Selon l'onglet sélectionné, les colonnes Durée et Quantité sont visibles ou non.

Nom du dossier : il apparait en haut à gauche, après avoir validé le code dossier, avec ses dates d'exercice. Le nom n'apparaît pas dans la grille de saisie des temps.
Exercice : saisie du code exercice : les dates apparaissent en haut à côté du nom du dossier.
Mission : saisir le code mission.
Libellé : par défaut, le libellé de la tâche est repris, mais il peut être complété ou écrasé par un libellé plus explicite. Le libellé est illimité, la touche F4 (ou double-clic) permet d'accéder à la gestion du libellé permettant d'inclure des sauts de lignes.
Etat : il qualifie la fonction facturation de la ligne saisie. Cette zone peut être gérée manuellement par l'utilisateur ou automatiquement par la pré-facturation.
- Vide : non facturé
- Reliquat : l'utilisateur décide de ne pas facturer le temps immédiatement et désire qu'il ressorte à nouveau.
- Facturé : le temps a été facturé.
- Non facturable : le temps n'est pas facturable.

Les zones de valorisation du PV et CR :

PVC = Prix de Vente Collaborateur
PVU = Prix de Vente Unitaire, si quantité
Prix de Vente : exemple : PVC ou PVU * durée ou quantité
Coût de revient : exemple : durée * coût de revient associé à la fiche collaborateur.