Le module d'import permet d'importer un nombre de bulletins et/ou un nombre d'écritures provenant d'un logiciel autre que Dia Client. Il est nécessaire de paramétrer aussi cette gestion dans le module Honoraires de chaque client concerné.
Ce module est accessible depuis le menu Gestion Interne - Outils - Import bulletins et écritures.
Principe
Le fichier importé doit être un fichier texte, avec n'importe quelle extension et doit absolument respecter la syntaxe ci-dessous. Si ce n'est pas le cas, le message d'erreur ci-après s'affichera :
Syntaxe du fichier
Le fichier doit comporter les quatre éléments suivants, séparés par des points virgules :
- Code du dossier
- Date Début d'exercice
- Date Fin d'exercice
- Nombre d'écritures ou de bulletins
Il est également préférable que le fichier soit de base trié par Code dossier.
Exemple
AGRODIS;01/01/2018;31/12/2018;378;
LOCHET;01/01/2018;31/12/2018;18;
OUEST;01/01/2018;31/12/2018;65;
Fonctionnement
Menu Gestion interne - Outils - Import Bulletins - Écritures.
Choisir le type d'import à faire en cliquant :
- soit sur le bouton Importation des bulletins
- soit sur le bouton Importation d'écritures (cf. ci-dessous) :
L'option Avec création des lignes de temps permet de générer une ligne de temps avec le nombre de bulletins. Il est possible d'indiquer si les quantités sont facturées ou pas, la date de la ligne de temps, la prestation, le collaborateur concerné et la mission.
L'explorateur de fichier de Windows s'ouvre et demande de sélectionner le fichier texte puis de cliquer sur le bouton Ouvrir. Si le fichier a une structure correcte (cf. partie Syntaxe du fichier), une deuxième fenêtre s'ouvre et affiche le fichier texte dans un tableau :
Le tableau peut être imprimé en cliquant sur le bouton Imprimer en haut à gauche. Un total des éléments figure également en bas du tableau à titre indicatif.
Erreurs
Si certains enregistrements sont incorrects, une fenêtre d'erreur s'affiche immédiatement avec les lignes en erreur. Les trois erreurs possibles sont les suivantes :
- Erreur n°1 : Nombre de lignes importées inférieur au nombre de lignes existantes : lors du précédent import, le nombre de lignes était supérieur au nombre de lignes importées actuellement. Il faut voir dans le logiciel source pourquoi le nombre d'éléments de l'exercice a diminué.
- Erreur n°2 : Pas de code exercice trouvé pour les dates indiquées : il faut créer l'exercice sous Dia Client car il n'existe pas.
- Erreur n°3 : Pas de droits d'accès sur ce dossier : en raison des profils d'accès définis, vous n'avez pas les autorisations nécessaires pour accéder à ce fichier. Contactez votre administrateur.
Il est possible à tout moment de réafficher les erreurs en cliquant sur le bouton Affichage des erreurs, bouton invisible si aucune erreur n'a été détectée. La liste des anomalies peut également être imprimée.
Validation
Pour valider l'import, cliquer sur le bouton Importer. Attention ! Cette opération est irréversible !
Paramétrage honoraires
Lors de l'ajout de la prestation permettant de facturer les bulletins ou les écritures, précisez dans le type Bulletin (facturé selon le nombre importé) ou Ecriture… .