Suite au passage à la norme SEPA, les programmes sont en mesure de générer des virements/prélèvements au format SEPA. La génération des virements/prélèvements nécessite l'utilisation de la Référence Unique du Mandat (RUM). Il s'agit d'un numéro spécifique qui doit impérativement être renseigné au niveau des banques de chaque dossier et des banques de chaque fiche Tiers.
Ce module permet de générer automatiquement ce numéro dans toutes les fiches banques des dossiers, ainsi que dans toutes les fiches Tiers. Ce numéro de mandat est unique.
Pour accéder à la Génération des numéros de mandats, aller dans le menu Outils - Utilitaires - Informations bancaires, puis sélectionner le type de génération : Banque dossiers, Banque tiers.
Banque dossiers
L'option Banque dossiers permet de générer le numéro de mandat dans toutes les fiches Banque rattachées au dossier. En cliquant sur la fonction Banque dossiers, si le dossier est géré depuis Dia Client, un premier message apparaît :
En cliquant sur Non, la procédure est interrompue.
Pour continuer, cliquer sur Oui pour accéder à la fenêtre de génération :
Cette fenêtre informe de la procédure sur laquelle porte la génération des numéros. En rouge, une information indique si des numéros de mandats sont déjà présents.
Préciser la Date de passage à la norme SEPA pour les prélèvements, afin d'indiquer la date de mise en place du SEPA.
Dans l'encadré Type de numérotation, indiquer le choix de numérotation à appliquer soit :
- en fonction du Code dossier,
- en fonction du Numéro de compte,
- en paramétrant un Masque personnalisé du RUM - dans ce cas la zone Masque du RUM devient active afin de pouvoir paramétrer soi-même l'intitulé qui doit apparaître dans le RUM. Un bouton de sélection comportant un menu déroulant, propose au choix d'insérer les champs dynamiques :
- Ajouter le code dossier [CODEDOSS] : Pour faire apparaître le Code dossier, uniquement dans le cas d'une génération des numéros de mandats de banque par dossier.
- Ajouter le numéro de compte [CPT] : Pour faire apparaître le numéro de compte comptable du dossier.
- Ajouter la date [DATE] : Pour faire apparaître la date de génération du RUM sous le format AAAAMMJJ.
Sélectionner l'option souhaitée en la mettant en surbrillance.
Lors de la génération des RUM, les informations seront mises à jour en fonction du Code dossier, du n° de compte et de la date de génération du RUM. Dans la fiche Banque, ces informations sont suivies du numéro de référence (sous la forme 001, et suivants) qui s'incrémente automatiquement d'une banque à l'autre.
Puis si cela est nécessaire cocher l'option Remplacer les numéros de mandats déjà existants. Cette option permet de générer des numéros de mandats pour toutes les banques dossier et également pour les banques qui comportent déjà un numéro de mandat.
Attention : en cochant cette option, le remplacement du numéro de mandat a pour conséquence l'effacement des informations sur le premier prélèvement déjà effectué.
En cochant cette option un nouveau message d'avertissement apparaît :
Ce message a pour objectif la confirmation de la procédure utilisée. Le remplacement des numéros de mandats ayant des conséquences sur les générations SEPA, telle que l'effacement des informations sur le premier prélèvement déjà effectué. En cliquant sur Non, la fenêtre se referme et l'option Remplacer les numéros de mandats déjà existants est automatiquement décochée. Cliquer sur Oui pour valider et fermer le message et la procédure de génération des numéros de mandats peut être confirmée.
Cliquer sur OK pour valider et lancer la procédure. Un message d'information à confirmer apparaît :
Dans la cas d'un remplacement de numéros, un message apparaît suite à la validation de la procédure :
Pour continuer, il est conseillé d'effectuer au préalable une sauvegarde du dossier. Pour cela, ne pas hésiter pas à interrompre la procédure. Elle pourra être reprise par la suite.
Après avoir cliqué sur Oui, le programme procède à la génération des numéros de mandats dans tous les dossiers gérés par le Cabinet.
Si l'option Remplacer les numéros de mandats déjà existants n'a pas été sélectionnée, seules les banques n'ayant pas de numéro de mandat sont prises en compte lors de la génération. Les banques qui comportent déjà un numéro de mandat restent intactes.
À l'issue de la procédure, un message indique la fin de la génération et et le nombre de numéros de mandats créés :
Banque tiers
L'option Banque tiers permet de générer le numéro de mandat dans toutes les fiches Tiers gérées dans le dossier. En sélectionnant l'option Banque Tiers, la fenêtre suivante apparaît :
Cette fenêtre informe de la procédure sur laquelle porte la génération des numéros.
Préciser la Date de passage à la norme SEPA pour les prélèvements, afin d'indiquer la date de mise en place du SEPA.
Dans l'encadré Type de numérotation, indiquer le choix de numérotation à appliquer soit :
- en fonction du Numéro de compte,
- en paramétrant un Masque personnalisé du RUM - dans ce cas la zone Masque du RUM devient active afin de pouvoir paramétrer soi-même l'intitulé qui doit apparaître dans le RUM. Un bouton de sélection comportant un menu déroulant, propose au choix d'insérer les champs dynamiques :
- Ajouter le numéro de compte [CPT] : Pour faire apparaître le numéro de compte comptable du dossier.
- Ajouter la date [DATE] : Pour faire apparaître la date de génération du RUM sous le format AAAAMMJJ.
Lors de la génération des RUM, les informations seront mises à jour en fonction du n° de compte et de la date de génération du RUM. Ces informations sont suivies du numéro de référence (sous la forme 001, etc...) qui s'incrémente automatiquement d'une fiche banque à l'autre.
Cliquer ensuite sur OK pour lancer la procédure. Un message d'avertissement à confirmer apparaît :
À l'issue de la procédure, un message indique la fin de la génération et et le nombre de numéros de mandat créés :
