La mise en place d'un salarié et de son contrat s'effectue depuis i-Paie.
Pour visualiser les différentes étapes, une vidéo est disponible :
Création d'un salarié
Dans i-Paie, accéder à la liste des salariés, puis cliquer sur Ajouter un salarié.
Sélectionner l'établissement souhaité puis renseigner les différents champs :
La partie Civilité regroupe les informations concernant l'état civil et l'adresse du salarié.
Des infobulles apparaissent au survol de l'icône , permettant d'apporter des indications dans la saisie des différentes données.
La partie Situation fiscale permet de déterminer la situation du salarié au niveau des impôts. Il est possible ici de visualiser les données issues du fichier CRM relatives au prélèvement à la source.
Renseigner ensuite le Mode de règlement (Virement, Chèque, Espèce) pour le paiement du salaire de l'employé.
Dans le cas où le salarié est bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés, indiquer son Statut BOETH pour que celui-ci soit repris dans la DSN.
Une fois les champs complétés, cliquer sur Enregistrer.
À noter : Les champs encadrés en orange doivent obligatoirement être indiqués.
Le salarié apparaît désormais dans la liste :
Ses informations peuvent être consultées via un double-clic sur le salarié, et peuvent être modifiées si nécessaire.
Des indicateurs permettent d'identifier rapidement le nombre de salariés entrés et sortis au cours de la période, ainsi que les employés comportant une date de fin de période d'essai proche.
L'indicateur Fins de titre de séjour permet de signaler les titres de séjour arrivant prochaine à expiration.
Création d'un contrat
Une fois le salarié créé, cliquer sur Contrat à compléter dans la Fiche salarié, puis renseigner les différents champs.
À noter : Les données renseignées dans le Contrat, et au préalable dans la Fiche salarié, sont essentielles pour une réalisation optimale des bulletins et des déclarations DSN.
Le bouton Importer les données d'un contrat permet de copier les informations d'un contrat présent sur le même établissement pour une reprise automatique des données dans le nouveau contrat.
Le bouton Compléter les variables, disponible en haut de l'écran, permet d'accéder directement aux données sociales du salarié.
Convention collective
Dans la partie Convention collective, la Convention et le Paramétrage conventionnel sont renseignés automatiquement avec les données préalablement complétées au niveau Établissement. Pour tout renseignement concernant la mise en place des Conventions collectives au niveau établissement, une aide en ligne est disponible en cliquant ici.
En cas d'établissement multiconventionnels, indiquer la Convention et le Paramétrage conventionnel applicables au contrat.
Dans le champ Libellé de l'emploi, sélectionner un emploi parmi la liste proposée par la convention collective ou saisir l’intitulé de l’emploi du salarié.
Période d'emploi
Au niveau de la Période d'emploi, renseigner la Date de début du contrat. Il s'agit de la date à laquelle commence le contrat de travail.
Date d'autorisation d'embauche : Ce champ est à renseigner en cas d'emploi d'un mineur de moins de 16 ans. Une demande d'autorisation d'embauche doit être faite auprès de l'inspection du travail, au moins 15 jours avant la date d'embauche.
Cocher la case DPAE effectuée si la Déclaration Préalable à l'Embauche a été effectuée sur le site de l'URSSAF.
L'option Bulletin(s) différé(s) permet de calculer un bulletin d'une période antérieure qui n'avait pas été produit.
Bulletin(s) post-sortie : Cocher cette option pour pouvoir calculer un bulletin de régularisation d'un employé sorti qui n'aurait pas été repris lors d'une migration ou d'un import DSN.
Ces deux options apparaissent uniquement lorsque la Date de début du contrat est antérieure à la période en cours.
Date de transfert du contrat : Compléter ce champ lorsque le contrat du salarié a été transféré d'une autre entreprise.
Renseigner les données relatives à la Période d'essai et à la Fin de contrat.
À noter : La date du Dernier jour travaillé peut être différente de la date de fin de contrat.
Lorsqu'une Date de fin de contrat est saisie, un nouveau bouton Scénario fin de contrat apparaît. Pour tout renseignement concernant le Scénario fin de contrat, une aide spécifique est disponible en cliquant ici.
Date d'autorisation de licenciement : Ce champ est à renseigner en cas de licenciement d'un salarié protégé. Une demande d'autorisation de licenciement doit être effectuée auprès de l'inspection du travail lorsque l'employeur souhaite procéder au licenciement d'un représentant du personnel.
Avenant : Une fois le contrat enregistré, le bouton Avenant apparaît. Il permet de modifier le contrat de travail dans le cas par exemple d'une modification de la rémunération, de la nature de l'emploi du salarié, de son lieu de travail ou de son temps de travail.
En cliquant sur Avenant, la fenêtre suivante apparaît :
Date de début avenant : Date à partir de laquelle les modifications du contrat doivent être prises en compte.
Une fois la date renseignée, cliquer sur Enregistrer.
Un nouveau contrat apparaît dans l'arborescence avec la Date de début de contrat reprise automatiquement de la date de l'avenant renseignée précédemment :
Les différentes données sont reprises du contrat initial. Il ne reste qu'à modifier les informations concernées.
À noter : Lorsqu'un avenant a été créé, les dates de Fin de contrat se complètent automatiquement au niveau du contrat initial.
Pour tout renseignement complémentaire concernant la Gestion des avenants, une fiche de synthèse dédiée est disponible en cliquant ici.
Contrat
La partie Contrat permet de saisir l'ensemble des données relatives au contrat du salarié.
Le N° de contrat composé a minima de 5 caractères permet d'identifier le contrat du salarié. Il est nécessaire notamment en cas de DSN évènementielle.
Numéro objet spectacle : Ce champ doit être renseigné uniquement pour les salariés affiliés à la caisse des Congés Spectacles. Saisir le numéro correspondant au spectacle organisé pour lequel est employé le salarié ou l'artiste.
Données conventionnelles
Cet encadré est à renseigner pour une gestion conventionnelle automatisée du bulletin du salarié (minimums conventionnels, primes, majorations, etc.).
Sélectionner le niveau de Qualification et indiquer la Catégorie du salarié.
À noter : Pour tout renseignement complémentaire sur les informations conventionnelles, une fiche de synthèse est disponible en cliquant ici.
Risques
Les Risques sont automatiquement complétés avec les données préalablement renseignées au niveau des Organismes de l'établissement (menu Entreprise - Organismes).
Les informations peuvent toutefois être modifiées si nécessaire.
Taxes sur les salaires
Cette partie concerne les salariés assujettis à la Taxe sur les salaires.
Dans le cas où le salarié est assujetti, activer l'option correspondante puis indiquer le Pourcentage du taux d'abattement.
Lieux de travail et services
Dans le cas où le lieu de travail du salarié est différent de son établissement, celui-ci peut être indiqué via le menu déroulant. Il également possible ici d'indiquer le Service auquel le salarié est rattaché.
À noter : Les différents lieux de travail et services sont à renseigner préalablement au niveau Entreprise - Lieux de travail / Services.
Déduction forfaitaire spécifique
La DFS concerne certaines catégories de salarié (ouvriers du bâtiment, artistes...) qui supportent régulièrement des frais professionnels.
Renseigner le taux de déduction forfaitaire spécifique si le salarié est concerné.
Modèles de bulletin
Sélectionner ici le modèle de bulletin à appliquer pour le bulletin du salarié si celui-ci est différent du modèle paramétré au niveau de l'établissement.
Compte professionnel de prévention
Cet encadré permet d'ajouter des facteurs de pénibilité propres au salarié.
Cliquer sur Ajouter un facteur de pénibilité. La liste des différents risques apparaît :
Sélectionner le ou les facteurs de pénibilité auxquels le salarié est exposé, puis cliquer sur Enregistrer.
Oppus
Oppus est une solution de gestion documentaire permettant d’automatiser et de sécuriser les documents RH.
Pour tout renseignement concernant Oppus, une aide spécifique est disponible en cliquant ici.
Une fois l'ensemble des données renseigné, cliquer sur Enregistrer.
Horaires
Cette partie permet de définir le temps de travail ainsi que les horaires du salarié.
L'encart Temps de travail permet d'indiquer la quotité du temps de travail du salarié.
Celui-ci est automatiquement complété, reprenant par défaut les horaires paramétrés au niveau Entreprise - Paramétrage - Horaires.
Le temps de travail peut toutefois être adapté en cochant l'option Personnaliser au niveau des Horaires théoriques.
Cliquer sur un horaire pour le modifier.
À noter : Le jour Chômé Hebdo correspond à un jour ouvrable non travaillé. Le Repos Hebdo s'applique généralement au dimanche mais peut être reporté à un autre jour dans des cas spécifiques. Ces informations sont nécessaires, notamment en cas de décompte des congés payés en jours ouvrables.
Dans le cas où des heures supplémentaires contractuelles sont appliquées, celles-ci sont visibles dans un second tableau.
Organismes
La partie Organismes permet de renseigner les affiliations du salarié aux organismes.
Modifier les affectations : Cliquer sur ce bouton pour affecter l'organisme de retraite.
Paramétrer les organismes : Accéder directement au paramétrage des organismes.
: Cliquer sur cet icône pour sélectionner les cotisations et le Taux AT à affecter au collaborateur.
À noter : La liste des taux est reprise des informations préalablement renseignées au niveau de l'Organisme URSSAF.
Salaire de base
Renseigner le Salaire de base. Le libellé repris par défaut sur le bulletin est Salaire de base. Il est possible de le modifier en indiquant un libellé personnalisé, puis préciser le Taux horaire contractuel ou le Montant du salaire mensuel.
À noter : La saisie du taux horaire ou du salaire mensuel est facultative. Si le salarié est rémunéré selon le SMIC ou le minimum applicable (SMC), il n'est pas nécessaire de renseigner ces champs.
L'Unité de mesure et la Quotité temps de travail sont automatiquement complétées avec les informations précédemment renseignées.
L’option Ignorer le contrôle du SMIC doit être activée si le montant renseigné est inférieur au minimum légal. Dans le cas où le salaire est inférieur au minimum conventionnel, cocher Ignorer le minimum applicable.
Le bouton Calculer un brut permet de calculer un montant brut à partir du Montant net souhaité.
Options légales
La partie Options légales permet de visualiser les Avantages en nature et Frais professionnels affectés au salarié.
Le bouton Paramétrer les avantages en nature / les frais professionnels permet d'accéder directement à la fenêtre de paramétrage des avantages en nature / frais professionnels :
Ajouter l'option légale souhaitée pour que celle-ci soit reprise dans le contrat du salarié :
Compteurs
Les différents compteurs relatifs au salarié permettent un suivi des congés payés légaux, conventionnels et des repos compensateurs.
Les RTT peuvent également être visualisés dès lors que ceux-ci sont gérés par l’établissement.
Création d'un nouveau contrat sur un salarié déjà présent
Dans le cas où un contrat est déjà présent, la création d'un nouveau contrat s'effectue depuis le bouton Ajouter un contrat.
Sélectionner l'établissement ainsi que le salarié concerné :
Compléter les différents champs, puis cliquer sur Enregistrer.
Le nouveau contrat apparaît dans la liste des contrats déjà existants du salarié.
Création d'un nouveau contrat pour un salarié préalablement sorti
Les données des salariés sortis sont conservées malgré la fin du ou des contrats. Il n'est donc pas nécessaire de procéder de nouveau à la création du salarié.
Pour établir la création d'un nouveau contrat sur un salarié sorti, procéder comme précédemment, via le bouton Ajouter un contrat.
Suppression du contrat d'un salarié
Cliquer sur le contrat concerné dans l'arborescence, puis cliquer sur Supprimer ce contrat.
La suppression d'un contrat unique du salarié supprime également le salarié.
Pour éviter cette suppression, le message d'information suivant apparaît :
En cliquant sur le bouton Réinitialiser ce contrat, le salarié n'est pas supprimé, et les données précédemment renseignées sont rétablies.