L'affichage des informations dans la partie droite de la fenêtre se met à jour en fonction de l'onglet sélectionné Mode balance, Mode Grand-livre, Guide de révision et GED.
Présentation du tableau récapitulatif
En révision mode Balance l'écran d'affichage qui apparaît liste les comptes gérés dans le plan comptable pour lesquels des écritures ont été enregistrées au niveau de la Saisie comptable. Les informations sont présentées sous la forme d'un tableau récapitulatif des soldes de chaque compte pour N, N-1... en fonction de la date sélectionnée dans la partie Arrêter la balance de la zone Situation. Se référer à l'explication sur le paragraphe Situation dans l'article de Présentation générale de la révision des comptes.
L'affichage des onglets collectifs Tous, Clients, Fournisseurs et Autres collectifs apparaît uniquement si le cycle en cours est Tous.
L'onglet Tous comporte les Comptes généraux (tels que les comptes de classe 1, 2, 4, 5, 6, 7) à l'exception des comptes Clients et Fournisseurs qui figurent dans des onglets distincts. Un onglet Autres collectifs apparaît uniquement lorsque des collectifs supplémentaires ont été créés au préalable.
Un clic sur l'entête de la colonne Cyc. permet d'effectuer un tri des comptes par cycle.
Le titre des collectifs clients, fournisseurs et autres apparaît en gras dans la liste de l'onglet Tous. Il suffit de double-cliquer sur l'un d'eux pour accéder à la liste de ces collectifs.
Si des collectifs clients et fournisseurs ont été créés, ceux-ci apparaissent dans des sous-onglets supplémentaires, listant les comptes qui leur ont été affectés. Dans les sous-onglets 40 - Fournisseurs et 41 - Clients figure la liste des collectifs non affectés.
L'onglet Mode balance est composé des colonnes suivantes :
La colonne Cyc : Cette colonne indique la lettre du cycle auquel appartiennent les comptes.
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La colonne Nt : Une coche dans la colonne Nt indique la présence d'une note sur le compte. Le programme distingue plusieurs types de notes :
: indique la présence d'une note ou d'un point en suspens terminé
: indique la présence d'une note de tiers
: indique la présence d'une note ayant un
Les notes peuvent être visualisées en sélectionnant l'option Avancé qui se trouve en bas à droite de la fenêtre. Un tableau supplémentaire apparaît au bas de l'écran, comportant les onglets Note, Note de calcul et Suivi de tiers permettant de consulter leur contenu. Il est également possible de gérer les Points en suspens des notes et lorsque c'est le cas, de les considérer comme Terminés.
Un clic sur l'entête de la colonne Nt permet d'appliquer un tri sur les comptes en fonction des notes. Le tri se fait par Note de compte et non par Note de tiers ou par Note de calcul.
Un double clic sur cette colonne permet d'accéder à la fenêtre de saisie des notes afin de consulter ou de procéder à une éventuelle saisie.
La colonne G. : une coche apparaît lorsqu'un document est archivé dans la GED et lié à l'écriture sélectionnée. Via le clic droit de la souris ou un double clic dans cette colonne, il est possible de consulter ces documents grâce à l'option Document GED sur le compte. Un code couleur permet de distinguer les documents GED liés sur N/N+1 des documents GED liés sur N-x. La coche est bleue pour indiquer qu'un document est lié sur N/N+1 ; elle apparaît en gris lorsqu'un document est lié sur N-x.
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La colonne Rv : Une coche apparaît lorsque le compte a reçu un visa, c'est à dire qu'il a été déclaré révisé. Par défaut, un compte révisé n'apparaît plus à l'écran. Pour le visualiser, il convient de décocher l'option Éviter les comptes révisés afin que celui-ci réapparaisse dans la liste.
Pour apposer un visa, sélectionner le compte à réviser, puis :Faire un clic droit dessus à l'aide de la souris puis choisir l'option Basculer visa de révision.
Ou appuyer sur la touche "R" du clavier, ou simultanément sur les touches "MAJ + R".
Par conséquent, le code du collaborateur qui a apposé le visa apparaît dans la colonne Collab..
Procéder de la même manière pour supprimer le visa de révision.
- La colonne Collab. : Indique le code du collaborateur ayant révisé le compte. Le visa est apposé par la fonction Basculer visa de révision disponible dans le clic droit de la souris ou à l'aide des touches de fonctions.
- La colonne Superv. : Indique en vert le code du collaborateur ayant supervisé le travail de révision. Faire un clic droit de la souris, et sélectionner l'option Superviser l'ensemble du cycle ou Retirer la supervision de l'ensemble du cycle, ou appuyer simultanément sur les touches MAJ + S ou simplement taper S, pour apposer ou retirer le visa de supervision.
Petite astuce : Modifier l'affichage des informations est possible en effectuant un tri sur les colonnes Cycles, N° de compte et Intitulé. L'entête de la colonne sélectionnée apparaît alors en gras, pour indiquer le type de tri en cours d'application.
Les options du clic droit de la souris
En faisant un clic droit de la souris sur un des comptes du dossier, une liste de fonctions apparaît. Les outils proposés dans cette liste, facilitent l'accès aux fonctions déjà disponibles dans les différents menus proposés par le logiciel, évitant ainsi de ressortir de la Révision des comptes.
La fonction Basculer visa de révision : Cette fonction permet d'apposer ou de retirer un visa de révision sur le compte sélectionné. Il est également possible d'utiliser la touche "R" pour apposer le visa, et de le supprimer en appuyant simultanément sur les touches "Maj" + "R". Dans ce cas, une coche apparaît dans la colonne Rv correspondante, avec le code collaborateur dans la colonne Collab..
La fonction Basculer visa de supervision : Cette fonction permet d'apposer ou de retirer un visa de révision sur le compte sélectionné. Il est également possible d'utiliser la touche "S" pour apposer le visa, et de le supprimer en appuyant simultanément sur les touches "Maj" + "S". Dans ce cas, les initiales du superviseur apparaissent en vert dans la colonne Superv.. Pour accéder à la supervision d'un dossier, vous il faut obligatoirement avoir la fonction de supervision.
La fonction Révision mode grand livre... : Tout comme la touche Entrée ou Espace, ou encore en double cliquant sur un compte, permet d'accéder à la révision Mode grand livre du compte sélectionné. Il s'agit du deuxième niveau de la fonction révision des comptes.
La fonction Ouvrir mode grand livre dans une nouvelle fenêtre : Cette option permet d'ouvrir la révision mode Grand livre pour le compte sélectionné, dans une fenêtre indépendante de la Révision des comptes. Ce qui permet une utilisation de la révision mode Grand livre en multifenêtrage, tout en conservant la fenêtre de révision mode Balance.
La fonction Choix des colonnes : Cette fonction permet de personnaliser l'affichage de la révision en mode balance. Cocher dans cette fenêtre les différentes colonnes à afficher puis faire OK. La fenêtre de révision s'affichera selon les choix effectués. Les colonnes de variation apparaissent sur fond jaune.
La fonction Saisie des écritures... : Permet d'accéder directement au module Saisie écriture pour éviter de ressortir de la fenêtre de Révision. Le module de saisie est également accessible en faisant F10 ou en utilisant le raccourci CTRL+S.
La fonction Coller : Cette fonction permet d'insérer une écriture copiée au préalable à partir du module de Saisie Comptable. Pour connaître toutes les modalités de cette fonction consulter l'article Copier/Coller une écriture.
La fonction Recherche d'écritures : Cette option permet de rechercher une somme sur les comptes du dossier, comme en Saisie comptable.
Dans cette fenêtre, définir les critères de recherche en saisissant la Somme recherchée et la Tolérance d'approximation paramétrée à 0,00 par défaut. Dans le cas de dossiers paramétrés en Multidevise, préciser le type de Monnaie. La monnaie Pivot correspond à la monnaie du dossier. Il est également possible d'utiliser simultanément plusieurs critères de recherches, en effectuant les recherches suivantes : Recherche compte, Recherche libellé, Recherche date, Recherche pièce et Recherche numéro FEC.La fonction Plan comptable... : Cette fonction permet d'accéder directement au Plan comptable (menu Saisie) sans avoir à ressortir de la Révision. L'accès à cette fenêtre peut également se faire en utilisant la touche F4. Le compte qui a été sélectionné dans la fenêtre Révision - mode Balance apparaît en surbrillance.
La fonction Modification de l'intitulé du compte... : Cette fonction ouvre directement la fenêtre de modification du compte actif, permettant ainsi de modifier son intitulé.
La fonction Notes sur le compte... : Cette fonction permet d'accéder à la fenêtre de saisie de notes du compte et au suivi du tiers. L'onglet Suivi de tiers permet de visualiser les relances enregistrées pour le compte en cours ou simplement de saisir des notes. Cet onglet apparaît uniquement pour les comptes de Tiers. Pour accéder à cette fenêtre, les touches Ctrl + N peuvent être simultanément utilisées.
- L'onglet Notes de calcul reprend les lignes d'écritures transférées avec la date, le journal, l'intitulé et le montant pour lesquelles une note a été saisie. La colonne Formule/Montant est dotée d'une saisie interactive permettant d'effectuer des calculs. Sous la liste des écritures, le champ Total indique la somme de toutes les lignes d'écritures transférées. Pour retirer une ligne d'écriture, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer ligne. Il est également possible d'ajouter et/ou de modifier une ligne.
- Un double-clic sur une ligne permet d'accéder à une zone de texte libre.
La Catégorie et le Statut doivent être renseignés.
L'option Note terminée permet à la note de ne pas être reportée sur les exercices suivants.
Deux statuts sont possibles : -
- Point en suspens : Il permet de définir une note en attente de traitement.
- Permanente : Ce statut permet de définir une note qui doit être reportée sur chaque exercice suivant.
L'activation de l'option Imprimer le Grand Livre permet d'ajouter les écritures du Grand livre du compte, dans l'édition de la note du compte. Cocher l'option Seulement les écritures non lettrées afin de ne faire apparaître dans l'édition du Grand Livre que les écritures non lettrées.
Une note peut être retirée en effectuant un clic droit - Supprimer note, sur la note mise en surbrillance. Le clic droit permet également d'accéder à l'option Envoyer vers, permettant le transfert des notes vers les catégories proposées dans le menu déroulant.
À savoir :
Lors du report à nouveau, les points en suspens font l'objet d'un traitement spécifique notamment pour leur reprise sur le nouvel exercice qui dépend du choix de l'option Dupliquer les notes sur le nouvel exercice.
Si la duplication des notes n'a pas été sélectionnée, il est possible de rencontrer deux cas particuliers :
- Un point en suspens terminé sur N-1 est systématiquement effacé de N.
- Un point en suspens non terminé sur N-1 est systématiquement repris sur le nouvel exercice en vue de son traitement.
Dans tous les autres cas (avec duplication des notes), les points en suspens terminés ou non sont conservés dans l'exercice N-1, en vue de leur consultation, et reprises dans N (nouvel exercice).
Attention : En visualisation des notes au niveau de N-1 les options Point en suspens et Terminé ont disparu, mais sont conservées dans N.
En révision mode Balance, la fonction Liste des points en suspens disponible via le clic droit de la souris, permet d'obtenir une synthèse de l'ensemble des points en suspens, de les éditer et éventuellement de les modifier. Cette liste peut également être reprise dans l'édition du Dossier annuel à l'aide de la coche Points en suspens disponible sous la liste des Notes de synthèse.
Les Notes de synthèse (qui se trouvent en dessous de l'option Point en suspens) sont également accessibles à la saisie et facilitent la reprise des notes au niveau de la Révision. Il est possible de faire appel à des modèles préalablement créés dans le Paramétrage des notes par un éditeur de texte.
Un clic sur la note de synthèse Avis et conseils, Conclusion, Formation ou Point en suspens, permet d'accéder directement à l'éditeur de texte pour rédiger une note.
Deux cas peuvent se présenter :
Si la note existe déjà :
Il n'est pas nécessaire de la modifier, mais il est possible de rajouter un modèle. Pour cela, sélectionner la note puis insérer le modèle en cliquant sur le menu Outils, lequel propose d'ouvrir divers modèles s'il y en a plusieurs de créés. Cliquer sur le modèle à insérer pour qu'il apparaisse dans l'éditeur de texte. Le menu Outils est accessible uniquement si des modèles de notes ont été au préalable créés puis affectés au niveau du Paramétrage des notes.
Si la note n'existe pas ou est vide :
Uniquement dans ce cas, un modèle affecté à une note au niveau du Paramétrage - Paramétrage des notes est inséré automatiquement.
Les notes ne sont pas modifiables pour les exercices précédents. Dans l'éditeur, la plupart des menus et la barre d'outils ont disparu. Il est uniquement possible d'accéder à l'impression, à la sélection, au mode Copier, à la recherche de texte ainsi qu'aux options d'affichage.
Pour chaque compte archivé, il est possible de consulter les éventuelles notes saisies sur les exercices antérieurs. Il suffit de sélectionner la période souhaitée à partir du menu déroulant :
Un message en rouge s'affiche à côté de la période sélectionnée pour prévenir qu'il est impossible de modifier les notes d'un compte pour les exercices passés.
Les notes peuvent être organisées dans le but de réaliser des documents de révision. Pour chaque compte sélectionné depuis la Révision (modes Balance et Grand Livre), il est possible d'importer les notes saisies sur une des notes de synthèse via un clic-droit Envoyer vers.
De même, l'importation peut être effectuée depuis la fenêtre Liste des notes (Ctrl+N).
Les notes sont ainsi transférées vers un assistant de rédaction correspondant au document de révision souhaité. Il est possible de le compléter et d'intervenir sur la forme du texte.
Pour refermer cet assistant, cliquer sur la croix située en haut à droite de cette fenêtre. Automatiquement, le document est enregistré avec toutes les informations saisies et importées. À la prochaine ouverture de cette fonction, le document sera présenté tel qu'il était avant sa fermeture. Il sera à nouveau possible de le modifier ou de l'alimenter en important des notes et calculs sur les comptes sélectionnés. Un système de signets (menu Signets) permet la mise en place de renvois directement au paragraphe concerné, pour faciliter la lecture et la visualisation des notes contenant un texte long.
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La fonction Documents GED sur le compte : Comme dans le Plan comptable, cette fonction permet de lier des documents à chaque compte du plan comptable. Les documents attachés aux comptes sont systématiquement archivés dans la GED et peuvent être consultés à tout moment.
Par défaut, la liste des documents archivés tient compte de tous les documents liés au compte sélectionné, tous exercices confondus. Un clic sur le menu déroulant Tous permet de filtrer l'affichage des documents en fonction de l'exercice de rattachement des documents.
Si le filtre Tous est sélectionné, une colonne supplémentaire Exercice apparaît afin d'indiquer les différents exercices auxquels sont rattachés les documents.
Dans le tableau apparaît le nom du document et son extension (pour le type de document), avec l'indication du chemin d'archivage dans la colonne Arborescence. Si le document concerne plusieurs exercices, cliquer dans la colonne Doc. Perma.
Un double-clic sur l'un des documents de la liste (ou un clic sur le document pour le sélectionné, suivi de la sélection de l'option Visualisation du document) permet de consulter le contenu du document depuis la panière.
La visualisation des documents archivés peut se faire tout en gardant cet écran de visualisation ouvert, et en cliquant sur les documents de la liste ci-dessus.
Le bouton GED est disponible pour l'ajout ou la suppression de documents. Pour plus d'informations sur l'utilisation des options d'archivage dans la GED, se référer à l'article Lier une écriture à un document.
Un clic droit dans la fenêtre de gestion des Documents GED sur le compte permet (comme le bouton GED) d'ajouter, consulter ou supprimer un document. Celui-ci comporte également la possibilité de lier un document au Dossier annuel en utilisant l'option Ajouter au dossier annuel :
Dès lors qu'un document est lié au Dossier annuel, une coche apparaît dans la colonne correspondante. Le document ainsi lié est repris dans le paramétrage du Dossier annuel, dans le cycle correspondant :
Par la suite, le lien du document au Dossier annuel peut être supprimé par le biais du clic droit - option Retirer du dossier annuel.
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La fonction Transfert de compte : Cette fonction permet de transférer sur un autre compte la totalité des écritures de l'exercice N et de l'exercice N+1 et/ou les soldes des années antérieures du compte sélectionné, aussi bien des écritures validées que des écritures non validées. Si le compte transféré contient des notes, celles-ci sont cumulées avec les notes du compte destinataire. L'accès à cette fonction peut également s'effectuer en appuyant simultanément sur les touches Ctrl + T.
Dans cette fenêtre, préciser l'exercice sur lequel les écritures doivent être transférées puis sélectionner le numéro de compte destinataire soit en le saisissant directement soit en le sélectionnant dans la liste des comptes accessible en cliquant sur le bouton de sélection. Si le compte saisi n'existe pas, le logiciel proposera de le créer.
Dans l'encadré Options de transfert, sélectionner à l'aide du menu déroulant les options de traitement des notes du compte d'origine.
Il est possible au choix de : transférer les notes vers le compte destinataire ; ne pas transférer les notes vers le compte destinataire ; copier les notes vers le compte destinataire.
L'édition de la liste des comptes transférés est possible en sélectionnant dans le menu Édition ou en opérant un clic droit à l'aide de la souris via la révision, et en cliquant sur l'option Journal des transferts.
La fonction Ventilation analytique : Cette fonction, disponible uniquement pour les dossiers paramétrés en analytique, permet de réaliser ou de modifier la ventilation analytique automatique d'un compte.
La fonction Réciprocité des comptes : Cette option permet d'accéder directement à l'ORI Réciprocité des comptes depuis la révision en Mode balance.
La fonction Contrôle des comptes : Lance un contrôle sur les comptes utilisés, afin de vérifier que le compte est bien autorisé dans le plan de référence utilisé par le dossier. Cette fonction est également exécutable depuis le menu Outils - Contrôles.
La fonction Contrôle de cohérence : Lance le Contrôle de cohérence de balance, également exécutable à partir du menu Déclarations.
La fonction Contrôle des pièces : Cette fonction permet d'effectuer une vérification des numéros de pièces utilisés sur l'ensemble des écritures du (ou des) journal (aux) de votre choix. Celle-ci est également exécutable depuis le menu Outils - Contrôles.
La fonction Édition de la balance : Ouvre la fenêtre de choix d'option pour l'édition de la balance générale, également disponible dans le menu Éditions.
La fonction Édition des balances âgées : L'option permet d'accéder directement à la fenêtre de sélection de l'édition des Balances âgées.
La fonction Édition du grand livre comptabilité générale : Cette option également disponible via la touche de fonction F3 permet d'ouvrir la fenêtre de paramétrage des éditions du Grand Livre de comptabilité générale.
La fonction Édition des collectifs : Cette option permet d'obtenir une édition récapitulative des montants au Débit et au Crédit pour le N de l'exercice en cours et les Soldes pour N, N-1, N-2 et N+1 pour chaque collectif avec un détail des montants par compte.
Des lignes indiquent le Total du collectif ainsi que le montant de TVA encaissement et de TVA débits pour chaque collectif.La fonction Édition des notes de compte : Cette fonction permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage de l'Édition des notes de compte. Cette édition est également disponible depuis le menu Éditions.
La fonction Édition des notes client : Cette fonction permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage de l'Édition des notes client. Cette édition est également disponible depuis le menu Éditions.
La fonction Édition des notes de cycle : Cette fonction permet d'ouvrir la fenêtre de choix d'option pour l'Édition des notes de cycle. Celle-ci est également disponible dans le menu Éditions.
La fonction Journal de transfert : Permet d'accéder à la fonction Journal des transferts, également disponible à partir du menu Éditions. Elle permet d'obtenir un récapitulatif de tous les transferts effectués.
La fonction Chiffres clés : Ouvre la fonction Chiffres-clés également disponible à partir du menu Gestion - Outils de gestion, permettant d'obtenir une édition des chiffres significatifs du dossier.
- La fonction TSIG : Ouvre la fonction TSIG également disponible à partir du menu Gestion - Outils de gestion, permettant d'obtenir une édition du Tableau des soldes intermédiaires de gestion du dossier.
- La fonction Bilan : Cette édition, également disponible depuis le menu Gestion - Outils de gestion, permet d'obtenir une édition du Bilan actif/passif.
La fonction Compte de résultat : Cette édition, également disponible depuis le menu Gestion - Outils de gestion, permet d'obtenir une édition du Compte de résultat.
La fonction C.A. quotidien : Ouvre la fonction CA quotidien également disponible à partir du menu Outils - Outils de gestion, permettant d'obtenir une édition des chiffres d'affaires de votre dossier.
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La fonction Plaquette : Pour les ORI Factures et avoirs à recevoir, Factures et avoirs à établir, Charges constatées d'avance, Produits constatés d'avance, Charges à payer et Produits des écritures directement sur les États de détail correspondants. Cette fonction est également accessible avec le raccourci Ctrl+ G.
Après la saisie et la génération des écritures dans les ORI, un clic droit sur cette fonction permet d'accéder à la Génération de Plaquette afin de procéder à l'envoi des Annexes obligatoires à transmettre.
La prévisualisation des éléments à transférer est accessible après la validation. L'entrée en Interaction en cliquant sur le bouton
sur les états de détail notamment des Produits à recevoir (avec détail), Charges à payer (avec détail), Charges constatées d'avance (avec détail) et Produits constatés d'avance (avec détail), permet de récupérer la saisie du détail des ORI :
En cliquant sur le bouton Saisie du détail... une fenêtre gestion détaillée des écritures apparaît :
Avec les boutons Ajouter et Supprimer il est possible de procéder à la saisie du détail des écritures. Le bouton Récup. permet la reprise du détail des écritures issues des ORI. Cliquer ensuite sur Valider pour que le montant soit pris en compte dans les états de détail.
La fonction Ouvrir le dernier modèle plaquette : Permet d'ouvrir directement le dernier modèle de plaquette généré. La fonction est également accessible par le raccourci Ctrl + P.
La fonction Lutte antiblanchiment - Questionnaire : Permet d'accéder au Questionnaire en matière de lutte contre le blanchiment. Il est possible d'éditer directement le questionnaire avec le bouton Interaction. La fonction est également accessible par le raccourci Ctrl + Q.
La fonction Examen de conformité fiscale (ECF) : Permet d'accéder au formulaire Examen de conformité fiscale 3030. Il est possible d'éditer directement le questionnaire avec le bouton Interaction. La fonction est également accessible par le raccourci Ctrl + E.
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La fonction Liste des points en suspens : Sélectionner cette option permet d'accéder à la fenêtre de gestion de l'ensemble des notes saisies pour les différents comptes du dossier.
Cette fenêtre propose différentes possibilités de modifications des notes, soit en double-cliquant sur l'une d'entre elles pour accéder à la fenêtre de saisie, soit en cliquant sur le bouton Note..., soit en modifiant le statut de la note en cochant le bouton Terminées pour sélectionner ou désélectionner cette option.
Les différents filtres permettent de gérer l'affichage des notes en fonction de leur Statut, de leur Catégorie, etc. et d'obtenir une liste soit uniquement des notes terminées ou uniquement des notes non terminées.
Le menu déroulant Cycle permet d'appliquer un filtre d'affichage uniquement des points en suspens d'un cycle sélectionné parmi la liste déroulante.
Un clic droit sur l'un des comptes permet de Cocher/Décocher le point en suspens comme étant Terminé, de Visualiser la note ou en encore de Se positionner sur ce compte en révison mode Balance.
Le bouton Édition permet d'obtenir une impression de la liste des notes en fonction des filtres sélectionnés.
Nota : La fenêtre Liste des notes de compte reste ouverte afin de pouvoir continuer à travailler sur la Révision.
La fonction Dossier annuel : Ouvre la fonction Édition du dossier annuel permettant la sélection des options d'édition du dossier. Cette fonction est également accessible via le menu Éditions.
La fonction Observations du dossier : Permet d'accéder directement à l'écran de saisie des observations du dossier.
La fonction Rafraîchir (ou touche F5) : Permet de mettre à jour les informations qui apparaissent en visualisation mode Balance et mode Grand livre.
Multisélection
Il est possible de sélectionner plusieurs lignes de comptes en maintenant la touche Ctrl. Au fil de la sélection, le cumul Débit, Crédit et Solde correspondant se met à jour :
