Les paramétrages relatifs aux regroupements, enchaînements, états de synthèse et états de détails ont été effectués au préalable par nos soins, pour que vous puissiez travailler et générer vos déclarations dès l'acquisition de nos programmes. Ils sont livrés dans la Base standard au moment de l'installation d'ACD COMPTA et sont régulièrement remis à jour. Vous pouvez toutefois procéder au paramétrage de vos propres états par le biais de l'éditeur d'états.
Pour travailler avec l'éditeur d'états, vous devez passer par le menu Fichiers puis cliquez sur Paramétrage - Éditeur d'états.
L'éditeur d'états
Pour accéder à cette fonction, allez dans le menu Fichiers - Paramétrage puis sélectionner l'option Éditeur d'états. L'éditeur d'états est un programme qui permet de modifier et de personnaliser les états standards existants et de créer de nouveaux états, des sommaires et des pages de garde.
Il existe deux types d'états :
Les états de synthèse
Les états de détail
Avec l'éditeur d'états vous pouvez créer vos propres états à partir d'un fond de page vierge en utilisant les composants suivants : des formes géométriques
Des libellés
Des champs (champ de fichier, champ dynamique, champ de calcul dynamique, champ de calcul, champ système)
Des graphiques
Des images
Des zones de commentaires
IMPORTANT : La création d'un état personnalisé via l'éditeur d'états engendre la création d'un fichier ".cde" (extension utilisée pour l'enregistrement des états, désignant les états issus de l'éditeur) qui doit être enregistré dans une base personnalisée. En effet, si vous enregistrez votre travail dans la Base Standard, lors de la prochaine mise à jour, l'ensemble de votre travail sera écrasé. Il est donc impératif de travailler dans la base personnalisée mise à votre disposition.
L'ensemble des états et annexes créés dans l'Éditeur d'états sont enregistrés dans le répertoire CDWPrg\Etats, à l'endroit où sont installés vos programmes. Parmi les états produits on distingue les états "millésimés" des états "non millésimés", qui sont regroupés dans deux répertoires distincts :
1 - Les états millésimés
Enregistrés dans le répertoire CDWPrg\Etats\2009 (2009 pour désigner le millésime) à l'endroit où sont installés les programmes. Chaque année ils sont soumis à agrément pour être conforme à la norme en vigueur et ne peuvent donc faire l'objet de modifications.
2 - Les états non millésimés
Enregistrés directement dans le répertoire CDWPrg\Etats à l'endroit où sont installés les programmes, ils peuvent être copiés dans votre Base personnalisée en vue d'être modifiés. Certains fichiers tels que les commentaires, peuvent être transmis en EDI et dans ce cas le fichier copié doit impérativement comporter le même nom que celui d'origine pour être repris lors de l'envoi.
Avec les fichiers .cde, vous pouvez également rencontrer plusieurs types de fichiers différents qui se distinguent par leur extension :
.det : est une extension utilisée pour désigner les états de détail. Elle est réservée aux fichiers liés aux états de synthèse, permettant la saisie et la reprise des détails des montants dans les états annexes (par exemple comme pour le Cerfa2059A la Saisie du détail des immobilisations cédées).
.cmt : cette extension est réservée aux fichiers contenant des commentaires (mis en forme avec l'Éditeur de texte) liés à des états, tel que les Règles et méthodes comptables.
.pdf : les fichiers sont directement liés aux états concernés, et permettent de bénéficier de notices que vous pouvez utiliser pour vous guider dans la saisie de vos déclarations.
En génération de plaquette, certains états sont transmissibles en EDI et sont accompagnés d'une icône pour pouvoir les repérer :
Lors de la mise en forme du dossier à transmettre, vous pouvez faire appel à l'utilisation de Sommaires et Pages de garde, que nous mettons à votre disposition dans le répertoire CDWPrg\Etats\Sommaire.
Les pages de gardes proposées sont des modèles type qui peuvent être repris pour en modifier la présentation. Certaines contiennent des logos que vous pouvez remplacer à votre convenance en veillant à bien respecter le format d'enregistrement en .bmp. Toutes les images et tous les logos utilisés dans les états (même ceux que vous avez créés) doivent être enregistrés dans le répertoire CDWPrg\Etats\Bmp. Aussi pour éviter tout risque d'erreur, nous vous recommandons vivement d'éviter de supprimer les fichiers contenus dans ce répertoire.
Paramétrage des états
À l’issue de la création, le fichier .cde obtenu doit être lié à un état de synthèse ou à un état de détail que vous devez également paramétrer, afin que l'état puisse être inséré dans un enchaînement et ensuite généré dans la plaquette. La suite du paramétrage s'effectue au niveau du logiciel ACD COMPTA dans le menu Fichiers - Paramétrage option Paramétrage des états. Cette fonction propose différents paramétrages :
Les regroupements
Un regroupement est une fourchette de comptes, ou une formule de calcul plus complexe faisant appel à d'autres regroupements ou une donnée extra-comptable. Le regroupement est utilisé dans l'éditeur d'état repris dans les champs de fichier et de calcul dynamique, ainsi que dans le paramétrage d'un état de détail.
Pour paramétrer vos propres regroupements, allez dans le menu Fichiers puis dans l'option Paramétrage - Paramétrage des états et cliquez sur l'onglet Personnalisé. Pour vous guider dans votre travail référez-vous à l'aide sur le Paramétrage des regroupements.
Les enchaînements
Un enchaînement est un ensemble d'états (de synthèse et/ou de détail) classés dans un certain ordre qui sera conservé lors de sa génération. Un état doit impérativement être intégré à un enchaînement afin que celui-ci puisse être généré dans la plaquette. Un enchaînement peut être composé d'états Standard et de vos propres états.
Pour paramétrer un enchaînement, allez dans le menu Fichiers - Paramétrage - Paramétrage des états.
Paramétrage de l'état de synthèse
Mise en place d'une fiche de paramétrage permettant de conditionner la mise à disposition d'un état de synthèse pour qu'il puisse être repris dans un enchaînement en vue de la Génération de plaquette. Lors du paramétrage vous devez préciser le type d'imposition, le régime fiscal, l'intégration fiscale, s'il s'agit d'un état EDI-TDFC ou optionnel et le type de destinataire. Paramétrage que vous retrouvez ensuite lors de la création de vos dossiers au niveau de la fiche Dossier - onglet Fiscal.
Pour utiliser la fonction État de synthèse, allez dans le menu Fichiers - Paramétrage - Paramétrage des états.
Paramétrage de l'état de détail
Un état de détail est un état spécifique qui permet de générer des totaux, sous-totaux et détails de comptes. La fonction États de détail permet de paramétrer un état de détail dont vous avez créé le fond de page via l'éditeur d'états. Le paramétrage consiste à lister tous les regroupements qui engendreront lors de la génération de la plaquette, les lignes Total, Sous-total et Détail de comptes. Les regroupements peuvent provenir soit du paramétrage Standard, soit de votre propre paramétrage.
Cette fonction est accessible via le menu Fichiers - Paramétrage - Paramétrage des états.
Configuration de la base à utiliser
Paramétrage à effectuer si vous utilisez une base personnalisée différente de PERS
Par défaut le logiciel utilise la configuration PERS (dont le paramétrage se trouve dans le répertoire CDWPrg\Commun\C_PlaqPers.mdb à l'endroit où sont installés les programmes). Si le programme ne trouve rien dans cette configuration, il reprend le paramétrage livré en standard.
La configuration utilisée apparaît au bas de la fenêtre du logiciel ACD COMPTA :
Il peut arriver que les Cabinets d'experts-comptables utilisent une autre configuration, et que les plaquettes personnalisées soient enregistrées dans un répertoire autre que PERS. Pour que le logiciel utilise le répertoire personnalisé que vous avez créé, vous devez préciser au logiciel le répertoire à utiliser dans le menu Options afin de sélectionner la fonction Choix de la base de données personnelle de la plaquette. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le nom de la base à utiliser :
A la place de la base PERS, noter le nom de la nouvelle base ou sélectionnez-la depuis l'explorateur par le biais du bouton de sélection.
Lorsque la base saisie n'existe pas encore un message propose de la créer :
Faites Oui pour confirmer la création de la base de données. Aussitôt le message confirmé, un nouveau répertoire du même nom est créé dans le répertoire CDWPrg\Etats et le programme utilise la base de données indiquée.
Attention, si vous enregistrez dans votre Base personnalisée un fichier comportant le même nom qu'un fichier de la Base standard, vous ne pourrez plus par la suite rappeler le fichier standard, le logiciel lancera automatiquement le fichier trouvé dans la base personnalisée.