Cette fonction permet d'exporter un dossier ou simplement les données d'un dossier par l'intermédiaire d'un fichier IN, afin de pouvoir les reprendre dans un autre dossier ou dans des logiciels autres qu'ACD COMPTA, via la fonction ACD COMPTA du menu Outils - Importation.
Avant d'effectuer une exportation, veillez à bien Sauvegarder le dossier. Pour procéder au paramétrage du fichier d'exportation, sélectionner la fonction Comptabilité qui se trouve dans le menu Outils - Exportation.
Paramétrage du fichier d'export
La fonction Exportation format ACD COMPTA permet de paramétrer quatre types d'exports d'écritures différents :
Export de fin d'année
L'Export de fin d'année permet d'exporter les écritures sur les journaux d'OD de situation/d'inventaire, ainsi que les écritures présentes dans le journal de transfert. Lors de l'importation du fichier IN, toutes les écritures (y compris celles provenant du journal de transfert) seront alors reprises et apparaîtront dans les éditions des journaux et du grand livre.
Export liste des dossiers
Pour éviter l'export involontaire de tous les dossiers existants, cette fonction est systématiquement masquée. En cas de besoin, celle-ci peut être activée à l'aide des touches de fonction Ctrl+F2. Cette fonction permet d'exporter tous les dossiers gérés par le Cabinet. Lors de l'importation du fichier généré, tous les dossiers seront créés avec la reprise des informations dossier pour chacun d'eux.
Export dossier comptable complet
Cette fonction permet l'exportation de l'ensemble des données du dossier en cours. À l'issue de l'import du fichier, le dossier créé comporte la reprise de la fiche signalétique du dossier, des entêtes de journaux, du plan comptable, des balances archivées ainsi que les écritures saisies.
Lors d'un export complet du dossier, le programme reprend par défaut les écritures de l'exercice en cours. Pour que toutes les écritures antérieures à l'exercice en cours soient reprises dans le fichier d'export, l'option Exporter l'historique doit être sélectionnée.
L'option Exporter l'analytique n'est disponible que pour les dossiers qui comportent la gestion analytique. En sélectionnant cette option, les écritures d'analytiques seront prises en compte dans le fichier d'export.
Export écritures
L'Export d'écritures permet de paramétrer un fichier d'export plus spécifique, comprenant le choix des écritures à exporter. Pour cela, plusieurs options sont disponibles, telles que le choix du journal, de l'exercice et du lettrage.
L'option Tous journaux étant sélectionnée par défaut, la totalité des écritures sera exportée dans le fichier. En décochant cette option, seules les écritures appartenant au code journal préalablement désigné à l'aide du bouton de sélection, seront prises en compte dans l'export.
Également sélectionnée par défaut, l'option Exercice entier permet la reprise de toutes les écritures enregistrées sur l'exercice en cours. Pour ne reprendre que les écritures d'une période donnée, la case Exercice entier doit être décochée. La saisie des champs Date début et Date fin devient alors active, permettant de préciser l'intervalle de dates dans lequel se situent les écritures à exporter.
Par défaut, l'export concerne les écritures de l'ensemble des journaux du dossier. L'option Tous journaux étant sélectionnée par défaut, celle-ci doit être désélectionnée afin de pouvoir choisir le Code Journal concerné parmi la liste proposée en cliquant sur le bouton de sélection.
L'option Transfert des écritures déjà transférées permet la reprise des écritures ayant fait l'objet d'un export précédent. Renseigner les dates d'export dans les champs Date début et Date fin pour que les écritures déjà transférées soient bien reprises dans le fichier d'export.
L'option Exporter le lettrage permet également d'intégrer dans l'export le lettrage des écritures.
Générer le fichier d'exportation
Préciser ensuite dans le champ Où transférer le fichier d'interface ? le chemin d'enregistrement du fichier via le bouton de sélection. Le chemin d'enregistrement s'inscrit automatiquement dans ce champ avec le nom du fichier. Celui-ci se compose du code dossier (correspondant au code du cabinet comportant un unique caractère), suivi de l'extension IN.
Le fichier généré peut être envoyé par mail en cochant la case Envoi par e-mail.
Valider avec le bouton OK pour générer le fichier d'interface.