Cette fonction est accessible via le menu Outils - Exportation. Elle permet d'exporter la balance d'un dossier, par exercice ou mensuellement, et ainsi de l'exploiter dans d'autres applications telles qu'Excel. La balance est exportée sous un format ASCII dans un fichier .TXT.
Nom du fichier balance : Indiquer le chemin et le nom du fichier dans lequel sera générée la balance. Utiliser le bouton de sélection pour renseigner un nom de fichier déjà existant.
Choix des périodes : Par défaut, sont indiquées les dates de l'exercice ; il est cependant possible de sélectionner jusqu'à 3 périodes au choix en cochant cette case pour activer les zones dans lesquelles saisir les nouvelles dates.
En cliquant sur l'onglet Mensuelle, il est possible d'exporter plusieurs balances mensuelles en même temps, avec un détail des soldes mois par mois. La Date de début est renseignée automatiquement et peut être modifiée. Ainsi, lorsqu'une période en cours de mois est choisie, ne seront prises en compte que les écritures comprises depuis la Date début jusqu'à la fin du mois.
Les données des exercices antérieurs peuvent également être exportées. Il suffit de choisir le nombre de mois à exporter :
Format : Le Format Windows permet de reprendre les caractères spécifiques que le Format DOS ne peut conserver (accents - ponctuation).
Type séparateur : Par défaut, l'option Aucun est sélectionnée. Dans ce cas, les données sont présentées sous forme de colonnes à largeur fixe. En cochant Point-virgule, chacun des champs du fichier est séparé par un Point-virgule. Sélectionner le séparateur ";" si le fichier d'export est destiné à être ouvert par la suite avec Excel.
Regroupement : Il est possible d'exporter les comptes en fonction de leur code regroupement paramétré dans le Plan Comptable. En sélectionnant cette option, la zone de saisie devient active et le Code Regroupement des comptes à exporter peut être indiqué. Seuls les comptes appartenant au code précisé sont exportés.
Clients - Fournisseurs - Généraux : Ces champs permettent de spécifier les ensembles de comptes Clients, Fournisseurs et Généraux à exporter. Préciser les comptes Début et Fin à l'aide des boutons de sélection pour accéder aux comptes du Plan Comptable.
Compta analytique : Cocher cette case pour exporter la balance analytique uniquement si le dossier est paramétré en Analytique. Si le dossier n'est pas paramétré pour l'Analytique, cette option n'apparaît pas. Dans cette zone, renseigner les différents niveaux des sections paramétrées en Compta Analytique à l'aide du bouton de sélection. De plus, la case Comptes non mouvementés permet de choisir d'exporter l'intégralité des comptes même ceux qui n'ont pas encore été mouvementés en saisie analytique.
Cliquer sur OK pour lancer l'exportation de la balance.
Une fenêtre intermédiaire apparaît à l'écran. Elle permet de visualiser pour chaque période sélectionnée le contenu du fichier à générer :
L'affichage des colonnes peut être modifié via un clic droit de la souris pour masquer la colonne sélectionnée ou afficher toutes les colonnes, sachant que les colonnes Code et Libellé ne peuvent être masquées.
Le tableau reprend les renseignements enregistrés dans la balance, tels que le Code et le Libellé des comptes, le total du Débit et Crédit selon les périodes saisies, le Débit et Crédit N+1 pour les montants saisis sur l'année à venir.
La colonne Code Regroupement indique le groupe du compte, paramétré lors de sa création dans le Plan Comptable.
Dans Collectif, figure le n° de collectif créé dans le menu Saisie - Collectifs, et également renseigné lors de la création des comptes du Plan Comptable.
Le Décaissement / Encaissement est lié au paramétrage de la TVA, et est précisé lors de la création des comptes dans le Plan Comptable en mode Avancé. Comme pour le paramétrage, une lettre D signale la TVA en Décaissement, et le E en Encaissement.
Cliquer sur le bouton Exporter pour lancer la génération du fichier. Le message suivant informe que le fichier a été correctement généré :
Le fichier généré se présente ainsi :
| Compte | Libellé | Débit N+1 | Crédit N+1 | Débit Per1 | Crédit Per 1 | Débit Per 2 | Crédit Per 2 | Code Regroup | Collectif |
Débit / Encaissement |