Cette fonction a pour objectif le traitement des données de l'analytique par le biais d'un fichier d'exportation. Accessible uniquement pour les dossiers paramétrés en analytique, celle-ci permet également une visualisation de l'ensemble des montants, ventilés par comptes et par sections.
Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Outils - Exportation, puis sélectionner l'option Récapitulatif analytique afin d'ouvrir la fenêtre de choix d'exportation :
Cette fenêtre permet de préciser les options de récupération des données de l'analytique. Plusieurs possibilités de récupération sont proposées :
- Pas de choix d'options : En ne faisant aucun choix, le programme reprend à partir du paramétrage du dossier toutes les sections analytiques paramétrées, tous les comptes comptables du dossier et les montants des écritures correspondant pour l'Exercice en cours.
- Choix d'une période : L'option Choix d'une période permet de préciser l'Exercice (N, N-1, N-2, etc.) concerné. Si aucune section n'est définie, le programme présente une ventilation de toutes les sections pour l'exercice demandé.
- Choix des sections : Cocher cette case pour définir les sections à prendre en compte. Si aucun exercice n'est précisé, le programme présente une ventilation uniquement de la section spécifiée pour l'Exercice en cours.
- Choix d'une période et des sections : En utilisant ces deux options, le programme présente une ventilation pour les sections spécifiées et l'Exercice demandé.
Dans la zone Options plusieurs filtres vous sont proposés, et permettent de gérer les données qui doivent être prises en compte lors de la procédure d'exportation :
- Avec les comptes non mouvementés : Cette option permet la reprise dans l'exportation de tous les comptes de classe 6 et 7, bien qu'aucun mouvement d'analytique ne soit enregistré.
- Afficher le total des sections par compte : Une colonne supplémentaire intitulée TOTAL s'ajoute au tableau d'exportation, et précise le montant global correspondant pour chaque compte toutes sections confondues.
- Afficher le total par sections : En cochant cette option, une ligne supplémentaire intitulée Total de la section apparaît et précise le montant global enregistré pour chaque section mouvementée.
- Afficher les sections non mouvementées : Les colonnes de chaque section analytique apparaissent dans le tableau d'exportation, toutes sections confondues même celles pour lesquelles aucun mouvement n'est enregistré.
Il est tout à fait possible de cumuler ces options afin d'obtenir un fichier d'export personnalisé.
Une fois les options spécifiées, cliquer sur le bouton OK pour obtenir le tableau récapitulatif suivant :
Le tableau qui apparaît reprend les informations de l'analytique sous la forme définie précédemment, suivant les diverses options sélectionnées.
Le champ Positionnement est un module de recherche automatique par numéro de comptes. Au fil de la saisie, une flèche noire parcourt la liste des comptes répertoriés dans le tableau et se positionne de façon intuitive devant le compte demandé.
Pour transmettre la liste générée par e-mail à un ou plusieurs destinataires, cocher l'option Envoi par e-mail. Au moment de l'exportation des données analytiques, un mail prérempli apparaît avec le fichier .csv attaché.
Le bouton Excel ouvre le tableur dans lequel ont été automatiquement reportées les informations, en vue de procéder à un traitement :
Cette fenêtre permet d'enregistrer les données extraites, ou de les imprimer.
Dès lors que la sélection est prête, cliquer sur le bouton Exporter. Le programme propose alors d'enregistrer les données dans un fichier texte au format .csv, dans le chemin d'enregistrement préalablement indiqué.