L’espace i-Salarié permet au salarié de l'entreprise d’accéder à ses données, documents et évènements. Afin de pouvoir bénéficier de cet espace, ce dernier doit préalablement avoir été activé dans i-Paie.
Une vidéo sur la Gestion des événements et des accès i-Salarié est disponible ci-dessous :
Dans i-Paie, cliquer sur le menu i-Salarié - Gestion des accès.
L'écran de Gestion des accès permet d'activer l'espace personnel i-Salarié pour chaque employé.
L'écran se compose de 3 zones distinctes :
- L'arborescence
- La liste des salariés
- La zone d'activation
L'arborescence
Les salariés sont classés par établissement et se distinguent selon deux niveaux de classement :
- Accès activés
- Accès non activés
Pour chaque niveau et sous-niveau de classement, le nombre de salariés est indiqué entre parenthèses.
Différents icônes permettent de distinguer les salariés :
Activables
Sans Email
Sortis
La liste des salariés
Cette liste se présente sous la forme d'un tableau qui s'actualise en fonction du niveau d'arborescence sélectionné.
Chaque salarié comporte un icône permettant d'identifier le statut de chacun.
Pour appliquer un filtre d'affichage, différentes options sont possibles :
Cliquer sur l'un des niveaux de classement de l'arborescence. Un clic sur le niveau Établissement permet d'obtenir la liste de tous les salariés confondus, un simple clic sur le niveau de classement Activés permet d'afficher uniquement les salariés dont l'accès à l'espace i-Salarié a été activé.
En cliquant sur les en-têtes de colonne, les salariés peuvent être classés par ordre alphabétique/croissant en fonction du Nom Prénom, de l'adresse Email ou de la Date d'entrée.
Il est également possible d'effectuer une recherche en fonction du Nom Prénom ou de l'adresse Email, en saisissant dans les zones prévues à cet effet.
- Un filtre d'affichage peut aussi être appliqué en cliquant sur Aucun filtre.
Dans ce cas, une fenêtre permettant d'appliquer des filtres apparaît :
La zone d'activation
En cliquant sur un salarié, les informations se mettent automatiquement à jour et indiquent son statut (Activé, Activable, Sans Email ou Sorti), ainsi que sa Date d'entrée et son adresse Email.
Cas d'un salarié activé
Dès lors que l'espace d'un salarié est activé, il est possible :
- D'envoyer un lien de changement de mot de passe, notamment en cas de changement d'adresse mail, par exemple.
- De désactiver l'accès du salarié.
L'icône permet de modifier l'adresse mail du salarié.
À noter : Une fois modifiée, cette adresse mail se met automatiquement à jour dans la fiche du salarié.
L'icône permet d'envoyer un mail à destination du salarié.
Cas d'un salarié activable
À noter : Pour être activable, l'adresse mail du salarié doit obligatoirement être renseignée.
De cette manière, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton Activer.
Cas d'un salarié sans adresse mail
Dans le cas d'un salarié sans adresse mail, la renseigner dans la zone prévue à cet effet. Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton Enregistrer et activer.
Cas d'un salarié sorti
Pour un salarié dont la sortie est prévue, il reste possible d'activer l'accès à son espace i-Salarié afin que celui-ci puisse récupérer ses documents.
Activation du salarié
Suite à l'activation de l'accès à l'espace i-Salarié, un mail est automatiquement envoyé au salarié comportant un lien pour la Création de son mot de passe ainsi qu'un lien vers son Espace client.