La création d'un salarié se fait depuis le menu Employés.
Deux types de créations sont proposés :
- La création d'un évènement pour un salarié existant et sorti précédemment.
- La création d'un nouveau salarié.
Une vidéo a été réalisée pour vous guider dans la création d'un salarié :
Création d'une nouvelle entrée pour un salarié déjà existant
En cliquant sur Nouvel employé - Depuis existant, une fenêtre propose la liste de tous les salariés présents dans le dossier et précédemment sortis, tout établissement confondu.
Il est ainsi possible de reprendre les paramètres d'une Fiche salarié soit pour une nouvelle embauche de celui-ci, soit pour un nouveau salarié, en reprenant les conditions du contrat, telle une duplication de la fiche :
Le filtre Établissement comporte un menu déroulant permettant de gérer l'affichage des salariés uniquement pour un établissement.
Se positionner sur le salarié, puis cliquer sur le bouton Valider. Il est également possible de cliquer sur le bouton Annuler pour ressortir de la fenêtre et arrêter la procédure de création.
La liste permet d'effectuer des tris dynamiques, en cliquant sur l'entête des colonnes. De cette manière, un tri par ordre croissant / décroissant des données s'effectue.
Après avoir validé la sélection, une nouvelle fenêtre apparaît, reprenant automatiquement les informations sur la signalétique et l'emploi du salarié. Les différents renseignements peuvent être modifiés.
Dans la partie Emploi, la Date d'entrée et le Motif d'entrée restent toutefois à renseigner.
Création d'un nouveau salarié
En cliquant sur Nouvel employé, une fenêtre propose la création d'un nouveau salarié.
Celle-ci se découpe en trois parties : État Civil, Emploi et Coordonnées bancaires.
Un fil d'Ariane permet de se déplacer facilement dans les trois parties :
État Civil
Cet onglet regroupe les informations concernant l'état civil et l'adresse du salarié.
Un établissement par défaut est proposé, qu'il est possible de modifier à l'aide du menu déroulant.
Emploi
Dans la partie Emploi, renseigner la Date d'entrée en cliquant sur le calendrier, puis indiquer le Motif d'entrée en cliquant sur le menu déroulant :
Coordonnées bancaires
La partie Coordonnées bancaires permet d'indiquer les renseignements bancaires du salarié.
Validation de l'entrée
Valider les éléments de la fiche pour procéder à l'enregistrement de l'activité. À l’issue de la création, l'activité est ajoutée à la liste des salariés déjà existants.
Au moment de la validation de la fiche, si un champ obligatoire n'a pas été renseigné, un indicateur apparaît . Le champ manquant doit impérativement être renseigné pour pouvoir valider la fiche.
À noter : Dès la validation d'une nouvelle entrée, nouvelle embauche ou reprise d'un salarié sorti, il est possible de saisir ses affectations dans le planning, ses heures effectives ou ses éléments de paie, sans attendre l'intégration de l'information d'entrée par le gestionnaire de paie.
Suite à la validation, un message de confirmation apparaît :
Cliquer sur Non si des modifications doivent être apportées à la Fiche salarié. Une fois la nouvelle entrée transmise au gestionnaire de paie, les informations relatives à l’état civil, les coordonnées bancaires et l'emploi du salarié ne pourront plus être modifiées dans i-Paie.
Au niveau de la liste des salariés, lorsqu'une nouvelle entrée n'a pas été envoyée au gestionnaire de paie, un icône apparaît devant le salarié, indiquant que l'activité doit être validée.
Les nouvelles entrées comportent également un icône , permettant de supprimer l'entrée.
Aller sur la fiche du salarié pour la compléter.
L'envoi des nouvelles entrées de salariés au gestionnaire de paie se fait au niveau de l'onglet Emploi - Envoyer l'entrée.
À noter : Suite à la validation, le gestionnaire de paie est informé de l'entrée / sortie d'un nouveau salarié et a la possibilité de remplir les obligations liées.
Gestion des sorties
La gestion des sorties se fait également au niveau de l'onglet Emploi de la Fiche salarié :
Saisir la Date de sortie. Indiquer le Motif de sortie en le sélectionnant parmi la liste proposée dans le menu déroulant.
Un lien Envoyer la sortie devient alors disponible, permettant de transmettre l'information au cabinet comptable.
À noter : Les éléments de paie doivent être saisis avant d'informer le gestionnaire de paie.
Indicateurs de suivi
Sur la page d'Accueil, des indicateurs permettent de visualiser le nombre de salariés créés, modifiés ou sortis pour la période en cours :
Cliquer sur les indicateurs afin de filtrer les informations à afficher dans le tableau.