La gestion des salariés dans i-Paie se fait via le menu Employés.
Une vidéo a été réalisée pour vous guider dans l'utilisation du menu Employés :
Dans le menu Employés, cliquer sur Liste des employés.
Cet écran présente la liste de tous les salariés gérés par le dossier, tous établissements confondus.
À gauche de l'écran, une arborescence des différents établissements gérés par le dossier permet d'agir sur la liste des salariés, de plusieurs manières.
Un menu déroulant permet de filtrer la liste des salariés en fonction de leur Service, Catégorie d'emploi, Type de contrat et Condition d'emploi :
Cliquer sur un établissement pour obtenir la liste uniquement des salariés appartenant à l'établissement. En cliquant sur les entêtes des colonnes, il est possible de modifier l'ordre d'affichage des informations.
Les principaux en-têtes comportent un champ de recherche permettant une recherche selon le Nom Prénom, la Date d'entrée ou la Date de sortie de l'employé.
Ce tableau permet un suivi du traitement des éléments de paie, planning et heures pour chaque employé, par le biais d'indicateurs verts et rouges
.
Saisie des Fiches salarié
Pour accéder à la saisie d'une Fiche salarié, double-cliquer sur l'employé souhaité.
Chacun d'eux est décrit par une suite d'onglets, dans lesquels sont saisies les différentes informations. Il est possible de passer d'une Fiche salarié à l'autre à l'aide des flèches de navigation .
Les informations renseignées sont issues de la Fiche salarié, saisie au préalable dans le logiciel de gestion du comptable.
Des modifications peuvent être apportées aux informations de l'employé. Celles-ci seront automatiquement reprises lors de la récupération dans le dossier du Cabinet.
Les informations sur le salarié se déclinent en plusieurs onglets :
- État civil
- Coordonnées bancaires
- Emploi
- Horaires
- Observations
- Saisie Période
- Événements
- Documents
État civil
Cet onglet regroupe les informations administratives de l'employé (adresse, lieu de naissance, numéro de téléphone etc.).
Coordonnées bancaires
Lorsque les coordonnées bancaires d'un employé ont changé, celles-ci peuvent être modifiées.
Cliquer sur le menu déroulant Règlement par pour sélectionner le type de règlement à affecter parmi la liste proposée.
Emploi
Dans le cas d'une entrée d'un salarié, préciser la date à l'aide du calendrier et indiquer le motif dans le champ correspondant.
En cas de sortie, préciser également la date à l'aide du calendrier et indiquer le motif. Un lien devient alors disponible, permettant de transmettre l'information au cabinet comptable.
Pour plus d'informations sur la Gestion des sorties, se référer à l'aide correspondante en cliquant sur ce lien >>>
Horaires
Par défaut, les horaires théoriques appliqués aux employés sont ceux de l'établissement, définis dans le menu Gestion - Horaires théoriques.
Pour définir des horaires spécifiques à l'employé, cliquer sur Définir les horaires spécifiques.
Pour plus d'informations sur la Gestion des horaires, se référer à l'aide correspondante en cliquant sur ce lien >>>
Observations
L'onglet Observations comporte une zone de saisie libre réservée aux commentaires et observations sur le salarié et son dossier.
Les commentaires seront ensuite repris lors de l'intégration du dossier au cabinet comptable, et pourront être consultés.
Saisie Période
Cet écran récapitule l'ensemble des éléments de paie propres à l'employé en cours, saisis dans le menu Saisie - Eléments variables.
Pour une explication détaillée de la Saisie des éléments de paie, consulter l'aide correspondante en cliquant sur ce lien >>>
Événements
Cet onglet reprend tout l'historique des événements enregistrés pour le salarié (maladie, congés payés, etc.) dans le planning.
Documents
Cet onglet regroupe l'ensemble des documents propres au salarié. Comme pour la GED, tous les documents générés, archivés et classés en fonction du type de document sont disponibles.
Cliquer sur Editer les éléments de l'employé sélectionné pour obtenir une visualisation de l'édition des éléments de paie uniquement pour l'employé en cours au format PDF :