i-Paie est un module de saisie en ligne des salaires qui permet un traitement des données de paie en temps réel au sein du cabinet. Une fois le traitement effectué, le dossier est alors mis à jour. Les bulletins de salaire, les états et les déclarations sont directement accessibles dans GED Expert.
Une vidéo de présentation du module i-Paie est disponible ci-dessous :
i-Salarié : Le menu i-Salarié permet de gérer les accès à l'espace i-Salarié, ainsi que les motifs autorisés à être utilisés par le salarié lors de ses demandes d'évènements. À noter que ce menu est disponible uniquement si le module i-Salarié a été activé.
Visionner les vidéos :
L'accès à i-Paie se fait depuis le Portail Client :
Après avoir cliqué sur Ma gestion de paie, la fenêtre suivante apparaît :
L'écran d'accueil se présente comme un tableau de bord, divisé en plusieurs zones :
- Le dossier et la période en cours de traitement.
- L'état d'avancement du dossier, avec un accès aux différentes fonctions de traitement.
- Le suivi de la saisie sur la période en cours, pour chaque salarié.
Des liens d'accès relatifs à la communication au cabinet des salariés entrés / sortis en cours de mois sont également disponibles.
De plus, l'ordre de validation des éléments saisis pour la période est indiqué dès lors que le travail du client est terminé.
En haut à gauche, la Période en cours de saisie est renseignée :
Signalétique
Cette zone indique les coordonnées de la société.
À noter : Ces informations sont issues du dossier d'origine, géré par le cabinet.
Cabinet
Cette zone comprend les coordonnées du Cabinet (téléphone, fax, mail...) afin de pouvoir le contacter à tout moment.
Dossier de Paie
Cette partie informe de l'état du dossier, selon si celui-ci est en cours de saisie, validé ou en cours d'intégration.
La validation de la période permet au gestionnaire de paie d'intégrer les données de paie dans le dossier géré par le cabinet.
Cas du dossier en cours de saisie
L'utilisateur procède à la saisie des données de paie. Une fois le travail de traitement terminé, la période pourra être validée, en cliquant sur le lien Valider la période.
Cas du dossier validé
Si des informations doivent être complétées au dernier moment, il est encore possible d'Annuler la validation de la période.
Cas du dossier en cours de validation
Le dossier est en cours d'intégration dans le logiciel de production, mais il reste partiellement accessible. Il est donc toujours possible de saisir des événements et de nouvelles entrées/sorties.
La saisie d'éléments de variables est quant à elle, bloquée jusqu'à l'ouverture de la nouvelle période.
La validation de la période peut également être effectuée depuis le menu Gestion - Valider la période.
Gestion des employés
En dessous de la zone de l'état du dossier, apparaît un tableau récapitulatif du traitement des salariés. Celui-ci indique le nombre de salariés Présents, Modifiés, ainsi que le nombre d'Entrées et de Sorties sur la période.
Un clic sur le nombre indiqué permet de filtrer l'affichage des salariés dans le tableau récapitulatif.
i-Salarié - Événements à traiter et Documents à diffuser
Les boutons Événements à traiter et Documents à diffuser sont liés à la gestion i-Salarié.
À noter : Cette zone apparaît uniquement si le module i-Salarié a été activé.
Événements à traiter
Dès lors qu'un salarié enregistre une demande de congés payés, d'absence ou d'arrêt maladie / maternité / paternité depuis son espace personnel i-Salarié, celle-ci est signalée au collaborateur via les Événements à traiter :
Au-dessous, l'écran s'actualise automatiquement avec la liste des événements à traiter.
L'ordre d'affichage des événements peut être modifié en cliquant sur l'entête des colonnes Motif, Nom Prénom, Date de début et Date de fin.
Sous les entêtes de colonnes, une recherche sur le Motif, le Nom Prénom, la Date de début et Date de fin peut également être effectuée à partir des zones réservées à cet effet.
En cliquant sur l'un des événements, son détail apparaît à droite du tableau :
Cet encadré rappelle le nom prénom du salarié. Le libellé ainsi que la couleur matérialisant l'événement sont indiqués. La Date de début et la Date de fin de l'événement apparaissent également, ainsi que le Commentaire. Cliquer sur le bouton Accepter pour valider l'événement. Celui-ci peut toutefois être refusé.
À noter : i-Salarié sera alors mis à jour automatiquement et l'information sera transmise au salarié.
En cliquant sur le bouton Modifier, une fenêtre de modification de l'événement s'ouvre :
Il est possible de modifier les paramètres tels que :
Les Dates de début, Dates de fin, le Motif.
Ainsi que l'Etat de l'événement, qui peut être mis En attente, être Accepté ou encore Refusé.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider les modifications.
Le bouton Supprimer permet d'effacer l'événement aussi bien dans la gestion des Événements que dans la gestion du Planning.
Document à diffuser
Une fois les bulletins de paie, arrêts maladies et autres justificatifs archivés dans la GED du dossier depuis Paie Expert, le nombre de Documents à diffuser est signalé dans l'icône correspondant.
En cliquant sur cet icône, la liste des documents qui doivent être mis à disposition des salariés du dossier apparaît :
Cet écran indique le Nom - Prénom du salarié, le Nom du document, la Date de création ainsi que le Type de document.
Un filtre Documents récupérés à partir de... permet de gérer l'affichage des documents à partir d'une date sélectionnée à l'aide du calendrier interactif.
Un champ de recherche est disponible au-dessus de chaque colonne :
Le bouton Tout sélectionner permet la sélection de tous les documents de la liste pour une diffusion en lot.
L'écran de droite associé au tableau permet de gérer la diffusion des documents, salarié par salarié :
Cet encadré rappelle le Nom - Prénom du salarié.
L'intitulé du document est indiqué et l'icône permet de télécharger le document.
La date de création du document est indiquée, ainsi que son classement dans la GED.
Le bouton Diffuser permet de mettre à disposition le document dans l'espace privé i-Salarié, du salarié concerné.
À l'inverse, un clic sur le bouton Ne pas diffuser fait disparaître le document de la liste.
Notifier la diffusion par email : en activant cette option, le salarié est informé de la mise à disposition du document.
Pour une diffusion en lot de tous les documents, un clic sur le bouton Diffuser suffit :
Le nombre de documents sélectionnés est indiqué.
La diffusion ou la non diffusion se fait pour tous les documents sélectionnés.
Une fois diffusé, le document disparaît de la liste.
Tableau de bord
Celui-ci permet de suivre l'avancement du traitement effectué pour chaque salarié (saisie des éléments de paie, gestion des heures et du planning).
Les colonnes suivantes permettent de suivre les différents traitements pour chaque salarié :
-
: Validation plannings
-
: Validation heures
-
: Validation éléments variables
Un code couleur indique l'état d'avancement des éléments saisis et validés :
-
: Validé
-
: Non validé
La validation ou la non validation du travail effectué dans les différentes fonctions est laissée à votre initiative.
Un clic sur l'indicateur couleur permet de valider ou d'invalider le traitement effectué sur le salarié.
Dans la colonne qui suit les indicateurs, l'icône permet d'accéder au détail de la Fiche salarié et éventuellement de modifier les informations.
Pour plus d'informations sur la saisie des informations des Fiches salariés, se référer à l'aide Gestion des salariés en cliquant sur ce lien >>>
Présentation des menus
Chaque menu regroupe les fonctions selon trois groupes distincts :
- Menu Saisie : pour la saisie des données mensuelles de paie (Planning, heures et éléments de paie)
- Menu Employés : comporte les fonctions de création, modification, consultation des Fiches salariés
- Menu Gestion : constitue une interface avec le gestionnaire de paie.
Menu Saisie
Les fonctions réservées à la saisie des données mensuelles de paie destinées au gestionnaire de paie sont regroupées sous le menu Saisie :
La fonction Planning est dédiée à la saisie des événements (congés, maladie, absences...).
La fonction Heures permet la saisie des heures effectuées (spécificité de Dia Paie).
La fonction Éléments variables est réservée à la saisie des données de paie (salaire de base, heures supplémentaires, primes, tickets, acomptes...)
Menu Employés
Les fonctions réservées à la création, à la consultation et à la modification des Fiches salariés sont regroupées sous le menu Employés :
La fonction Listes des employés permet d'accéder aux fiches signalétiques des salariés, afin de consulter ou modifier les données.
La fonction Créer une entrée permet la création de nouveaux salariés, dans le cas de nouvelles embauches.
À noter : Ces fonctions sont également disponibles depuis la consultation des employés.
Menu Gestion
Les fonctions dédiées à la gestion du dossier sont regroupées sous le menu Gestion :
La fonction Valider la période permet de valider le travail de saisie effectué en vue d'intégrer les données saisies dans le dossier.
La fonction Documents permet la consultation des documents mis à disposition par le gestionnaire de paie ou générés ou cours de votre travail dans i-Paie.
La fonction Horaires théoriques par défaut permet de consulter et modifier les horaires théoriques de l'entreprise.
La fonction Administration est sécurisée par un mot de passe et réservée aux fonctions de maintenance uniquement.
Principes d'utilisation : travail à effectuer à chaque période par le client
Saisir les éléments du dossier : les événements (congés, absences, ...), les éléments de paie, les éventuelles modifications des fiches salariés, création de nouveaux salariés...
-
Toutes les valeurs et informations doivent avoir été saisies sur la période, notamment grâce au tableau d'avancement de la Page d'accueil.
Pour cela, il est conseillé de pointer chaque employé en saisie de planning, d'heures ou d'éléments variables pour bénéficier de cette signalétique
Valider la période soit depuis la page d'accueil, soit depuis le menu Gestion - Valider la période afin que le gestionnaire de paie puisse récupérer et intégrer les saisies dans le dossier du cabinet.
À partir du moment où la période est validée il n'est plus possible de modifier les données, jusqu'à ce que le gestionnaire de paie ait commencé à intégrer les éléments saisis dans le dossier de paie du cabinet. Tant que les données n'ont pas commencé à être récupérées, il est toujours possible de dévalider la période pour reprendre le travail de saisie.
Aussitôt les données intégrées par le cabinet, la saisie des données pour la période suivante est automatiquement accessible. Ainsi, il est possible de reprendre le processus de saisie au début. Seules les fiches Employé restent encore bloquées en attente d'actualisation de la part du cabinet.
Le gestionnaire de paie actualise l'historique de paie avec les données du cabinet, lors de la validation de la période dans la production.
Processus événementiel : les entrées/sorties
Pour toute entrée ou sortie, procéder à son enregistrement afin qu'elle soit traitée dans les meilleurs délais par le cabinet, sans attendre la validation de la période de paie.
Pour accéder à la documentation détaillée de l'aide sur les entrées/sorties, cliquer ici >>>